Les listes de distribution
Une liste de distribution est un groupe d'adresses e-mail contenues dans une liste avec une adresse e-mail commune. Quand un message e-mail est envoyé à une liste de distribution, l'e-mail est envoyé à tous ceux dont l'adresse est incluse dans la liste de distribution.
Ajouter des membres à une liste de distribution.
- Se connecter à la plateforme d’administration du client
- Admin > équipes actives et groupes > Listes de distribution > voir tous les membres, ajouter des membres.
Pourquoi transformer les listes de distribution en Groupes Office 365
Basculer des listes de diffusion (ou listes de distribution) aux Groupes Office signifie simplement que vous bénéficiez d’un outil amélioré. 365 Groupes se dote de plus de possibilités qui simplifient la collaboration. Contrairement aux listes, les groupes intègrent :
- Une synchronisation automatique des calendriers partagés ;
- Un accès unique aux documents partagés puisqu’ils sont hébergés sur SharePoint ;
- Une boîte mail partagée ;
- Et surtout, l’accès et le partage immédiat des fonctionnalités et Apps SharePoint, Yammer, Microsoft Team, OneNote, Planner et PowerBI.
Du côté du Centre d’Administration Exchange (CAE), les nouveautés sont moindres : les listes et groupes sont créés de la même façon, la gestion des fonctionnalités disponibles très intuitive. Côté utilisateurs, les deux outils sont gérés de manière assez similaire, pour ne pas perturber l’usage. Le passage de la solution « liste » à la solution « groupe » se fait donc sans douleur pour les collaborateurs, rendant l’expérience fluide.
Les avantages des Groupes Office 365
Ils sont nombreux ! Manipulation, extension ou accès sont désormais simplifiés.
Créer un groupe, ajouter ou supprimer des membres, gérer les accès invités, utiliser les groupes depuis sa boîte aux lettres, communiquer… Les Groupes Office 365 sont radicalement plus simples que les listes, ils évoluent avec les besoins des usagers. Les Groupes peuvent également être publics ou privés, ce qui facilite le contrôle de la part du propriétaire du groupe.
L’ajout de membre abonné (subscribe members en V.O) dans un groupe actif permet d’étendre la collaboration et donne accès à toutes les informations nécessaires.
Les Groupes sont accessibles depuis de nombreux points : Outlook sur le web, Planner, SharePoint, PowerShell, OWA… Les utilisateurs choisissent leur outil, dans le cadre de la configuration décidée par la DSI, qui peut gérer facilement les applications liées et autorisations.
Les Groupes Office 365 représentent donc de formidables opportunités pour les SI et pour les utilisateurs : leur fonctionnement est connu puisqu’inspiré des listes si chères à nos cœurs, les fonctionnalités sont multipliées et les points d’entrée, diversifiés. Une version 2.0 des listes de distribution pour une collaboration toujours plus globale.
Les listes de distribution dynamiques
Les groupes de distribution dynamiques (DDG) sont des objets de groupe Active Directory à extension messagerie créés pour accélérer l’envoi en masse de messages électroniques et d’autres informations au sein d’un organization Microsoft Exchange.
Les GDD de Exchange Online ont été modernisés pour offrir une expérience plus fiable, prévisible et plus performante. Cette modification réduit la latence de remise du courrier, améliore la fiabilité du service et vous permet de voir les membres d’un DDG avant d’envoyer un message.
La liste d’appartenances est désormais stockée pour chaque DDG et est mise à jour toutes les 24 heures. Vous saurez exactement à qui le message est envoyé, et il résout également les problèmes de conformité potentiels. En stockant la liste calculée des membres sur l’objet DDG, les messages peuvent être remis plus rapidement et notre service aura une plus grande fiabilité.
Comment créer un groupe dynamique
Pour créer et gérer des groupes dynamiques, votre entreprise doit posséder assez de licences P1 pour atteindre ou dépasser le nombre d’utilisateurs dans ces groupes.
Bien que les licences ne doivent pas être directement assignées, seules les licences Microsoft 365 P1 et supérieures telles que E3, E5, MF1 et MF3 comportent cette fonctionnalité premium d’Azure AD.
Groupes Dynamiques Microsoft 365 : Guide Du Débutant - AvePoint Blog
Règles d’appartenance aux groupes remplis dynamiquement - Microsoft Entra ID